1. ¿Qué hacer si existe alguna diferencia en la calle, numero o colonia en el domicilio manifestado por el cliente?
En algunas ocasiones existen diferencias en el nombre de la calle o colonia de la solicitud o sistema y los datos del comprobante de domicilio entregado por el cliente. En estos casos se recomienda solicitar la corrección del domicilio, más aún cuando hay diferencias en el número interior o exterior o cuando todo el domicilio difiere. Sin embargo, algunas diferencias son aceptables, tales como abreviaciones o contracciones, pero se deberá cuidar que dichas diferencias no afecten la localización del cliente o la entrega de correspondencia.
Ejemplo:
Domicilio declarado: Avenida Canal de Miramontes 2500, Edificio B, Departamento 201.
Diferencias aceptables:
Av. Canal de Miramontes 2500, Edificio B, Depto. 201.
Canal de Miramontes 2500, Edif. B, Depto. 201.
Miramontes 2500, Edif. B, Depto. 201.
2. ¿Qué hacer si existe alguna diferencia en el Código Postal del domicilio manifestado por el cliente?
En caso de existir diferencias en el código postal declarado por el cliente y el que aparece en el comprobante de domicilio, se deberá corroborar en los catálogos de códigos postales de la página de Correos de México si la colonia declarada por el cliente se encuentra dentro de la zona postal. En caso de no encontrarse la colonia dentro de la zona postal se deberá solicitar la corrección correspondiente.
3. ¿Las copias de los documentos siempre deben de ir con el sello de cotejo?
El texto que se deberá utilizar para cotejar las copias de los documentos de identificación originales es el siguiente: “Cotejado con el original que se tuvo a la vista.”
Para instrumentos notariales: “Cotejado con el original que se tuvo a la vista, que consta de XX páginas”. En este caso, el cotejo se debe plasmar en la primera y última página del instrumento.
Adicional, debe incluir la fecha del cotejo, así como el nombre y firma de la persona que coteja.
4. Consideraciones especiales en aspectos de las actas, poderes y registro.
a) Sindicatos
El documento que acredita la legal existencia de un sindicato es el Acta de Asamblea que defina los estatutos, debidamente aprobada por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
Además de otros datos el Acta de Asamblea incluye la designación del representante legal, el cual en la mayoría de los casos es el Secretario del Sindicato, sin embargo se debe corroborar en dicha Acta de Asamblea. El Acta de Asamblea no incluye registro público de comercio ya que su constitución queda registrada ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
En caso de cualquier duda al respecto se debe verificar con el Área de Cumplimiento antes de proceder.
b) Fideicomisos
El documento que acredita la legal existencia de un fideicomiso es el contrato emitido por una institución financiera (Banco o Aseguradora) y certificado por un Fedatario Público bajo una escritura e inscrita en el Registro Público de Comercio. Se debe cuidar que el objeto del fideicomiso sea acorde con la operación que se desea realizar. Los representantes legales serán los delegados fiduciarios que se señalen en el contrato.
En caso de cualquier duda al respecto se debe verificar con el Área de Cumplimiento antes de proceder.
c) Fideicomiso Público
El documento que acredita la legal existencia de un fideicomiso es el contrato emitido por una institución financiera y certificado por un Fedatario Público bajo una escritura e inscrita en el Registro Público de Comercio o algún decreto de ley en el cual se expresen las reglas bajo las que operará, sin embargo, en estos casos se recomienda consultar al área de Cumplimiento antes de proceder con el trámite.
d) Ejidos
El documento que acredita la legal existencia de un ejido es el Reglamento Interno el cual debe constar en escritura pública y estar inscrito en el Registro Agrario Nacional. A partir de la inscripción en el Registro Agrario, el nuevo ejido quedará legalmente constituido.
Con base al artículo 33 de la Ley Agraria, el Comisariado contará con las facultades de un apoderado general para actos de administración.
En caso de cualquier duda al respecto se debe verificar con el Área de Cumplimiento antes de proceder.
e) Gobiernos, Municipios, Poder Judicial y Poder legislativo
Al ser personas del Régimen Simplificado para efecto de las Disposiciones, sólo deberán presentar el documento que acredite el nombramiento del funcionario público que tenga facultades de representación y su identificación oficial.
Las facultades del funcionario público se podrán encontrar en la Ley Orgánica, Decretos, Reglamentos o Códigos de la Entidad correspondiente o en las disposiciones que correspondan para el solicitante.
En caso de cualquier duda al respecto se debe verificar con el Área de Cumplimiento antes de proceder.
f) Entidades Paraestatales
Al ser personas del Régimen Simplificado para efecto de las Disposiciones, sólo deberán presentar el documento que acredite el nombramiento del funcionario público que tenga facultades de representación y su identificación oficial.
Las facultades del representante se podrán encontrar en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
En caso de cualquier duda al respecto se debe verificar con el Área de Cumplimiento antes de proceder.
g) Instituciones del Sistema Financiero Mexicano
Los Bancos, Casas de Bolsa, Aseguradoras y demás instituciones que forman parte del sistema financiero mexicano y que se consideran para efecto de las Disposiciones como personas del Régimen Simplificado, sólo deberán presentar los poderes e identificación oficial de su representante legal.
Los poderes del representante deberán cumplir con los requisitos establecidos para las sociedades mercantiles.
5. ¿Qué hacer si el cliente se encuentra imposibilitado a firmar?
Cuando se exija la forma escrita para el contrato, los documentos relativos deben ser firmados por todas las personas a las cuales se imponga esa obligación. Si alguna de ellas no puede o no sabe firmar, lo hará otra a su ruego y en el documento se imprimirá la huella digital del interesado que no firmó (Art. 1834 del código Civil Federal).
6. Utilización de un mismo comprobante de domicilio para distintos clientes.
Cuando un mismo comprobante de domicilio se utilice para distintos clientes, se deberá hacer referencia a ello, dando una breve explicación de los motivos por los que se usa de dicha forma, incluyendo una leyenda en la copia del documento tal como la que se muestra: “este comprobante es aplicable a las pólizas ___; ____ y ____ debido a _______, nombre, fecha y firma_____”. Sólo se acepará esta opción en los casos de clientes que viven en el mismo domicilio por su relación familiar; personas físicas que comparten su domicilio personal con el domicilio fiscal de su empresa o empresas que pertenecen a un grupo y se ubican en un mismo domicilio.
7. Cambio en la denominación o razón social del cliente.
¿Qué documentos se solicitan al cedente?
Se deberá solicitar el acta de asamblea de accionistas en la que claramente señale el cambio en la denominación o razón social del contratante. El acta deberá venir firmada y sellada por Notario Público e inscrita ante Registro Público de Comercio o de Sociedades o Asociaciones Civiles. Adicionalmente, se deberá obtener el Formato de Identificación KYC de la nueva denominación o razón social del cliente, firmada por el representante legal.
En caso de que la persona que acredite el cambio de razón social, se identifique con un poder expedido por la antigua razón social se entenderá por válido, siempre y cuando continúe vigente de acuerdo con la legislación aplicable de la entidad que corresponda.
Únicamente en caso de que el representante legal sea distinto al que ya se tenía identificado en el expediente del cliente, se deberán pedir los poderes del nuevo representante.
8. ¿Qué requisitos aplican para la identificación de Personas Políticamente Expuestas y cuál es el sustento legal?
La integración de un expediente de identificación completo, previo a la emisión, aplica únicamente para asegurados clasificados como Persona Políticamente Expuesta (PEP), que sean de nacionalidad extranjera. A los PEP de nacionalidad mexicana se les da el mismo tratamiento que a cualquier asegurado persona física, bajo el criterio de que los requisitos que integrarán su expediente varían en función del monto de la prima o, en su caso, del tipo y monto del egreso efectuado en su favor.
La obligación sobre clasificar a los PEP extranjeros en un grado de riesgo alto y, en consecuencia, integrar un expediente completo de éstos, se establece en la Trigésima Primera de las Disposiciones de Carácter General a que se refiere el Art. 492 de la Ley de Instituciones de Seguros y de Fianzas (DCG).
Por otro lado, la Vigésima Novena de las DCG establece la obligación de actualizar -al menos una vez al año- el expediente de identificación de los clientes clasificados con un grado de riesgo alto.
9. ¿Cuáles son los criterios aplicables a asegurados en la Lista de Personas Bloqueadas (LPB)?
La SHCP podrá introducir a una persona en dicha lista, bajo los siguientes parámetros:
• Aquellas que se encuentren dentro de las listas derivadas de las resoluciones 1267 (1999) y sucesivas, y 1373 (2001) y las demás que sean emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas o las organizaciones internacionales.
• Aquellas que den a conocer autoridades extranjeras, organismos internacionales o agrupaciones intergubernamentales y que sean determinadas por la Secretaría en términos de los instrumentos internacionales celebrados por el Estado Mexicano con dichas autoridades, organismos o agrupaciones, o en términos de los convenios celebrados por la propia Secretaría.
• Aquellas que den a conocer las autoridades nacionales competentes por tener indicios suficientes de que se encuentran relacionadas con los delitos de financiamiento al terrorismo, operaciones con recursos de procedencia ilícita o los relacionados con los delitos señalados, previstos en el Código Penal Federal.
• Aquellas que estén compurgando sentencia por los delitos de financiamiento al terrorismo u operaciones con recursos de procedencia ilícita, previstos en el Código Penal Federal.
• Aquellas que las autoridades nacionales competentes determinen que hayan realizado o realicen actividades que formen parte, auxilien, o estén relacionadas con los delitos de financiamiento al terrorismo u operaciones con recursos de procedencia ilícita, previstos en el Código Penal Federal.
• Aquellas que omitan proporcionar información o datos, la encubran o impidan conocer el origen, localización, destino o propiedad de recursos, derechos o bienes que provengan de delitos de financiamiento al terrorismo u operaciones con recursos de procedencia ilícita, previstos en el Código Penal Federal o los relacionados con éstos.
Actuando en apego a la resolución que se estableció a nivel compañía, no estamos en condiciones de celebrar operaciones con personas en la LPB, debido a las diversas implicaciones que pudiesen derivar de tener negocios vigentes con este tipo de personas, quienes -en muchos de los casos- están sujetos a procesos judiciales y a quienes también se les llegan a bloquear sus cuentas bancarias.
En cuanto a la celebración de contratos con otras aseguradoras, depende del apetito de riesgo de cada una de ellas y de los criterios establecidos para la operación con las personas que se encuentran en dicha lista.
En caso de que el cliente regularice su situación ante las autoridades, se encuentra en pleno derecho de presentar la documentación correspondiente ante Quálitas, a efecto de validar la viabilidad de la emisión de la póliza.
Finalmente, es importante recordar que el contenido de la LPB es confidencial y que, por ningún motivo, se debe dar aviso a la persona sobre su existencia en la misma.
10. ¿Cuál es el sustento legal para solicitar la información relativa a las personas que ejercen el control de una persona moral y cómo se determina de quién se debe obtener la información?
Esta información se solicita con base en lo que se establece en el inciso g) del numeral II, dentro del ANEXO 4 de las Disposiciones de Carácter General a que se refiere el Art. 492 de la LISF.
Se entiende por control, a la capacidad de una persona o grupo de personas, a través de la propiedad de valores, por la celebración de un contrato o por cualquier otro acto jurídico, para:
a) Imponer, directa o indirectamente, decisiones en la asamblea general de accionistas o de socios o en el órgano de gobierno equivalente de una persona moral.
b) Nombrar o destituir a la mayoría de los consejeros, administradores o equivalentes de una persona moral.
c) Mantener la titularidad de derechos que permitan, directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de más del cincuenta por ciento del capital social de una persona moral.
d) Dirigir, directa o indirectamente, la administración, la estrategia o las principales políticas de una persona moral.
Adicionalmente, se entenderá que ejerce el Control aquella persona física que directa o indirectamente, adquiera el 25% o más de la composición accionaria o del capital social, de una persona moral.
Cuando no exista una persona física que posea o controle, directa o indirectamente, un porcentaje igual o superior al 25% del capital o de los derechos de voto de la persona moral de que se trate, o que por otros medios ejerza el Control, directo o indirecto, de la persona moral, se considerará que ejerce dicho Control el administrador o administradores de la misma, entendiéndose que ejerce la administración, la persona física designada para tal efecto por esta.
11. ¿Es válido un expediente de identificación que fue integrado con copias de documentos que fueron cotejados por diferentes personas?
No existe impedimento para que el expediente sea integrado con copias que hayan sido cotejadas por diferentes personas, siempre y cuando dichas copias correspondan a documentos que se encuentren vigentes al momento de su presentación ante Quálitas. Dicha vigencia se determinará por medio de la fecha que el propio documento exhiba y, tratándose de comprobantes de domicilio, se determinará en función de los 3 (tres) meses de antigüedad que deben ser contados a partir de la fecha de expedición del documento.
